Sicher und datenschutzkonform Röntgenfilme entsorgen

Krankenhäuser, Kliniken, Arztpraxen, Labore oder auch Tierkliniken – analoge Röntgenfilme kommen kaum noch zum Einsatz. Die Digitalisierung hat das althergebrachte Röntgenbild nahezu verdrängt. Dennoch finden sich in den Archiven zahllose dieser medizinischen Momentaufnahmen als Teil von Patientenakten. Nach den geltenden Aufbewahrungsfristen bleiben diese mindestens zehn Jahre verwahrt, um im Fall der Fälle auf sie zurückgreifen und Krankengeschichten nachvollziehen zu können. Mit dem Ende eines Jahres laufen regelmäßig diese Aufbewahrungsfristen für die entsprechenden Jahrgänge der archivierten Röntgenfilme ab. Der Abfallbeauftragte weist die Archivverantwortlichen bzw. die Mitarbeiter in den betreffenden Abteilungen darauf hin und organisiert die sichere, datenschutzkonforme Entsorgung der Röntgenfilme. Warum ist das Recycling von Röntgenfilmen wichtig und was gilt es aus Sicht des Abfallbeauftragten hierbei zu beachten?

Es ist sinnvoll, alte, nicht mehr benötigte Unterlagen nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu entsorgen. Und zwar nicht nur aus Platzgründen. Ein gut gepflegtes Archiv erleichtert die Arbeit und spart Zeit – gerade im „Jahresendstress“, wenn für organisatorische und administrative Aufgaben kaum Zeit bleibt. Aus diesem Grund sollten die Verantwortlichen frühzeitig prüfen, ob und welche Röntgenfilme und Patientenunterlagen aussortiert werden können.

Recycling und Rückgewinnung von Wertstoffen

Röntgenfilme enthalten wertvolle Rohstoffe. Aufwendige Verfahren ermöglichen es, Silber und Kunststoffe zurückzugewinnen. Spezielle Schredder zerkleinern die Filme. In Enzymbädern werden die bildgebende Schicht gelöst und die enthaltenen Bestandteile voneinander getrennt. Silberschlamm und recyclingfähige Kunststoffe können aufbereitet und wieder verwendet werden. Dieses Verfahren schont nicht nur Ressourcen, sondern gewährleistet gleichzeitig eine vollständige Vernichtung aller enthaltener Daten. Idealerweise wird das Recycling in einem geschlossenen Prozess vollzogen: Ein zertifizierter Entsorger holt die alten Filme ab, recycelt enthaltene Wertstoffe und vernichtet dabei alle Daten gesetzeskonform. Das dies wichtig ist, zeigt ein Blick auf die zurückliegenden Jahre. Immer wieder werden innerhalb der Branche Fälle bekannt, in denen sich betrügerische Personen als seriöse Entsorger ausgeben. Sie wollen an den Rohstoffen mitverdienen. Datenschutz und Persönlichkeitsrechte spielen dabei jedoch keine Rolle. Im Zweifel stehen der Abfallbeauftragte und die medizinische Einrichtung am Pranger für ihren unbedarften Umgang mit sensiblen Patientendaten. Hohe Geldstrafen können folgen. Deshalb beim vertrauten Entsorger lieber einmal mehr nachfragen! Im Vorfeld lässt sich zudem durch einen Anruf beim Prüfunternehmen prüfen, ob Zertifikate echt und noch gültig sind.

Abholung, Transport, Verwertung und Vernichtung gemäß BDSG und nach KrWG

Die Anforderungen an den Datenschutz sind hoch – egal ob bei der alltäglichen Arbeit auf den Stationen, im Archiv oder bei der Entsorgung. Als Abfallmanager müssen Sie die verschiedenen Sicherheitskriterien stets im Blick haben. Krankenhäuser, Kliniken und andere medizinische Einrichtungen sind in der Pflicht, wenn es darum geht Röntgenfilme – und damit sensible Patientendaten – vor Fremdzugriffen zu schützen. Sicherheitsvorkehrungen für Archive oder Röntgenbild-Behälter und Container sind heute unumgänglich. Zudem muss die Entsorgung bestimmten Datenschutz- und Umweltkriterien genügen. Entsorgungsfachbetriebe (EfB) – insbesondere wenn sie noch über zusätzliche Zertifizierungen verfügen – bieten Ihnen hierbei Sicherheit. Es ist wichtig zu beachten, dass das Efb-Zertifikat allein nichts über den Umgang mit personenbezogenen Daten aussagt.

Diese Unternehmen arbeiten nachgewiesen auf der Grundlage des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Kreislaufwirtschaftsgesetzes (KrWG). Für Lagerung und Transport von Röntgenfilmen bieten sie unterschiedliche Aufbewahrungssysteme. Diese sogenannten Datensicherheitsbehälter (DSB) gibt es in diversen Größen (bis zu 770 Liter) und Materialien für verschiedene Einsatzorte (Kunststoff, Aluminium, Metallcontainer). Alle Datensicherheitsbehälter müssen vor unbefugten Zugriffen gesichert sein. Die Transportfahrzeuge erfüllen alle gesetzlichen Datenschutzbestimmungen. Die Mitarbeiter sind dem Bundesdatenschutzgesetz verpflichtet. Darüber hinaus bieten einige Entsorger für kleinere Mengen auch einen gesicherten Postversand für Röntgenfilme an. Die Verwertung und Vernichtung der Röntgenfilme erfolgt ausschließlich in Anlagen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die nach dem BDSG genehmigt sind und regelmäßig auditiert werden. Alle diese Maßnahmen, welche dem Schutz der personenbezogenen Daten dienen, müssen in einem zuvor geschlossenen ADV-Vertrag (Auftragsdatenverarbeitungsvertrag) innerhalb der TOM´S (Technischen Organisatorischen Maßnahmen) festgehalten werden.

DIN-Norm 66399

Die neue DIN-Norm berücksichtigt die unterschiedlichen Datenträger und die durch die Digitalisierung veränderten Anforderungen an den Datenschutz. Die Datenträger werden hierzu entsprechend in Schutzklassen 1 bis 3 und Sicherheitsstufen 3 bis 7 unterteilt. Je höher die Schutzklasse und Sicherheitsstufe sind, umso besser ist es für den Datenschutz. Darüber hinaus regelt die Norm weitergehende technische und organisatorische Anforderungen an den Prozess der Datenträgervernichtung. So sind etwa die Größen der Partikel, die aus den Schreddern kommen dürfen, nach Sicherheitsstufen genau festgelegt.

Sorgfältig handeln und Risiken minimieren

Durch die gesetzliche Verwertungspflicht sind medizinische Einrichtungen als Erzeuger von Abfällen für das Recycling und die gesetzeskonforme Vernichtung entsprechend der Datenschutzrichtlinien verantwortlich. Sie sollten deshalb bei der Entsorgung von Röntgenfilmen und ärztlichen Unterlagen besonders sorgfältig handeln. Achten Sie akribisch auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und nutzen Sie Vorteile, die sich aus der Zusammenarbeit mit zertifizierten Entsorgern ergeben.

Kurz und knapp zentrale Fragen vor der Entsorgung klären:

  • Zertifizierter Entsorger
  • ADV-Vertrag inklusive TOM´S vor Auftragsvergabe abschließen
  • Abschließbare Datensicherheitsbehälter (DSB)
  • Abholung, Transport und Verwertung gemäß BDSG
  • Entsorgungsprozess nach DIN 66399-3
  • Nach BDSG genehmigte Anlage
  • Umweltgerechte Arbeitsweise

Quellen