Nachweis- und Register­pflichten für medizinische Abfälle

Abfallmenge ist entscheidend für die Art des Nachweises

Abfallbesitzer und -erzeuger sind verpflichtet, für gefährliche Abfälle Nachweise zu führen und anfallende Mengen zu registrieren. Hier gelten folgende Regelungen, die in den entsprechenden Abschnitten des Kreislaufwirtschaftsgesetzes (KrWG) und der Verordnung über die Nachweisführung bei der Entsorgung von Abfällen (NachwV) definiert sind:

• Abfallerzeuger sind verpflichtet, ihre Abfälle ordnungsgemäß und schadlos zu verwerten oder – soweit dies nicht möglich ist – zu beseitigen (§§ 7 und 15 KrWG).
• Für gefährliche Abfälle von 2 bis 20 Tonnen pro Abfallschlüssel, Anfallstelle und Jahr ist die Entsorgung über einen Sammelentsorgungsnachweis (SN) möglich. In diesem Fall ist eine Erzeugernummer erforderlich, die nicht bei der Zentralen Koordinierungsstelle Abfall (ZKS) registriert werden muss. Bei Entsorgung über einen Sammelentsorgungsnachweis erfolgt die Nachweis- und Registerführung in Papierform. Die Registerpflicht als solche besteht davon unabhängig für alle gefährlichen Abfälle.Eine Ausnahme bilden Übernahmescheine, die auch digital signiert werden können.
• Bei gefährlichem Abfall mit einem Gewicht ab 20 Tonnen pro Abfallschlüssel, Anfallstelle und Jahr sind Abfallerzeuger sowie Abfallbesitzer nachweis- und registerpflichtig. Hier ist eine Erzeugernummer sowie die Registrierung bei der ZKS erforderlich. Die Nachweis- und Registerpflicht gilt für alle Nachweisdokumente.
• In Kliniken fallen neben infektiösen Krankenhausabfällen auch gefährliche Abfälle von Löse- und Desinfektionsmitteln an. Letztere können über einen Sammelentsorgungsnachweis entsorgt werden, da diese meist in Kleinmengen anfallen und die 20-Tonnen-Grenze nicht überschreiten. Die Pflicht zur Führung von Übernahmescheinen bleibt jedoch bestehen.

Die folgende Grafik fasst die Nachweis- und Registerpflichten für Abfallerzeuger und Abfallbesitzer übersichtlich zusammen:

Verantwortlichkeiten von Abfallerzeugern und Abfallbesitzern

Grundsätzlich gilt: Abfallerzeuger und Abfallbesitzer sind gemäß § 7 KrWG zur Verwertung verpflichtet. Ist keine Verwertung möglich, sind die Abfälle entsprechend zu beseitigen (§ 15 KrWG). In § 3 Abs. 8 und 9 KrWG definiert der Gesetzgeber die Rollen von Abfallerzeuger und Abfallbesitzer: Als Abfallerzeuger gilt jede Person, durch deren Tätigkeit Abfälle erzeugt werden oder wer Abfälle behandelt und dadurch ihre Beschaffenheit oder Zusammensetzung ändert. Abfallbesitzer sind hingegen Personen, die die Sachherrschaft, das heißt, die tatsächliche Kontrolle, unabhängig vom Eigentum, über den Abfall haben. Dies gilt beispielsweise, wenn Abfälle auf dem Grundstück der Person gelagert werden oder auch für Entsorgungsunternehmen, die den Abfall transportieren.

Grundsätzlich besteht nach dem KrWG für alle Beteiligten die Pflicht, Abfälle zu vermeiden. Jene, die sich nicht vermeiden lassen, sind an ein Entsorgungsunternehmen zu übergeben, das die Verwertung und Beseitigung übernimmt. Es gelten folgende Kriterien für die Auswahl eines Entsorgungsunternehmens:

• Kompetenzen und Fähigkeiten,
• rechtliche Befugnis,
• Nachweisfähigkeit (z. B. über Sammelentsorgungsnachweise) und
• ggf. Zertifizierung gemäß § 8 der Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe, technische Überwachungsorganisationen und Entsorgergemeinschaften (EfbV).

Elektronisches Abfallnachweisverfahren ist verpflichtend

Die digitale Dokumentation und Nachverfolgung gefährlicher Abfälle erfolgt seit 2010 über das elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV), das sowohl für Abfallerzeuger, Besitzer, Einsammler, Beförderer, Entsorger sowie die zuständigen Vollzugsbehörden verpflichtend ist. Hier empfiehlt es sich, eine geeignete Software wie etwa REGISTA oder das Länderportal des eANV zu nutzen. Ein vollständiges elektronisches Abfallnachweisverfahren beinhaltet:

• Bei der Vorabkontrolle wird vorab geprüft, ob der geplante Entsorgungsweg rechtlich und technisch zulässig ist. Mit dem elektronischen Entsorgungsnachweis wird die geplante Entsorgung belegt, die von Erzeuger und Entsorger elektronisch signiert werden muss.
• Um nachzuweisen, dass gefährliche Abfälle ordnungsgemäß entsorgt bzw. verwertet werden, ist die Verbleibskontrolle gesetzlich vorgeschrieben. Der elektronische Begleitschein enthält sämtliche Informationen über den Abfall. Er wird für jeden einzelnen Transport ausgestellt und dokumentiert die Übergabe zwischen Erzeuger, Beförderer und Entsorger.
• Alle Nachweise müssen im elektronischen Register archiviert und – sofern keine längeren Fristen gelten – mindestens drei Jahre aufbewahrt werden und jederzeit bei Kontrollen vorgelegt werden.
• Für die elektronische Nachweisführung ist grundsätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, die die handschriftliche Unterschrift ersetzt.

Kliniken und andere Abfallerzeuger, die weniger als zwei Tonnen gefährliche Abfälle pro Jahr erzeugen, sind von der elektronischen Nachweisführung ausgenommen. Die Pflicht zur Führung von Übernahmescheinen und Registern bleibt jedoch bestehen, wie bereits ausgeführt.

Regelungen zu Begleit- und Übernahmescheinen

Die Pflichten zur Nachweis- und Registerführung sind in den §§ 49 und 50 des Kreislaufwirtschaftsgesetzes festgeschrieben und werden in der Nachweisverordnung näher ausgeführt. Zur Anwendung in der Praxis hat die Bund/Länder-Arbeitsgemeinschaft zudem mit der LAGA-Mitteilung 27 eine Vollzugshilfe zum abfallrechtlichen Nachweisverfahren erarbeitet, die die Vorgaben der beiden Gesetzestexte praxisbezogen konkretisiert. Die NachwV schreibt, wie im eANV ebenfalls geregelt, für Abfallwirtschaftsbeteiligte drei verschiedene Nachweise vor:

• Sammel-/Einzelentsorgungsnachweis,
• Begleitschein und
• Übernahmeschein.

Zur Kontrolle des Verbleibs von gefährlichen Abfällen müssen medizinische Einrichtungen einen Begleitschein (BGS) elektronisch über das eANV erstellen oder eine elektronische Vorlage von einem Dienstleister (in der Regel dem Beförderer/Entsorger) erstellen lassen, bearbeiten und vom Beförderer signieren beziehungsweise ergänzend ausfüllen lassen (§§ 10, 11 NachwV). Da Begleitscheine fest an einen Entsorgungsnachweis gebunden sind, benötigt jeder Entsorgungsvorgang einen eigenen Schein mit einer individuellen Nummer. Bei Sammelentsorgungen wird die Verbleibskontrolle durch den Einsammler mittels Übernahmeschein (§ 12 NachwV) durchgeführt. Dieser muss wiederum vom Abfallerzeuger (Krankenhaus) unterzeichnet werden. Der Übernahmeschein wird vor der Übergabe des Abfalls elektronisch an den Beförderer übermittelt. Hierfür ist die qualifizierte Signaturkarte erforderlich. Sollte eine elektronische Signatur nicht möglich sein, ist auch eine Dokumentation in Papierform zulässig. Das gilt insbesondere bei Kleinerzeugern. In diesem Fall bringt der Beförderer die entsprechenden Durchschriften für den Erzeuger mit.

Registerpflichten für Krankenhäuser und Einrichtungen des Gesundheitswesens

Für die registerpflichtigen Beteiligten – sprich Abfallerzeuger, Besitzer, Beförderer, Einsammler und Entsorger – besteht nach §§ 24–25 NachwV eine Registerpflicht; deren Umfang richtet sich nach ihrer jeweiligen Rolle und den einschlägigen Vorschriften. Dazu gehören auch Krankenhäuser und andere Gesundheitseinrichtungen. Diese Pflicht besteht auch dann, wenn sie von der Nachweispflicht gemäß § 50 Absatz 1 KrWG befreit sind. Nachweis- und Registerpflicht sind rechtlich voneinander zu trennen.

Allgemein gilt: Der Abfallerzeuger kann Übernahmescheine und Sammelentsorgungsnachweise in Papierform ablegen, Begleitscheine und zugehörige Einzelentsorgungsnachweise müssen elektronisch geführt werden. Im eANV-Portal existiert darüber hinaus ein elektronisches Register, in dem zusätzlich Entsorgungsnachweise und Begleitscheine gespeichert werden. Es gibt verschiedene Systeme, die einen Zugang zum eANV-Portal bieten, wobei sich deren Leistungsumfang teilweise stark unterscheidet. Dienstleister wie REGISTA verfügen beispielsweise über ein integriertes Register, in dem alle Dokumente archiviert werden können, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Beim Sammelentsorgungsnachweisverfahren besteht für den Abfallerzeuger keine Pflicht zur elektronischen Registerführung. Hier ist es wichtig, den Durchschlag des ausgefüllten und unterschriebenen Übernahmescheins nach Datum und Abfallschlüssel geordnet aufzubewahren. Wichtig ist ebenfalls, die Zuordnung zum zugehörigen Entsorgungsnachweis beizubehalten.

Registerführung bei ungefährlichen Abfällen

Als Erzeuger und Besitzer nicht gefährlicher Abfälle (z. B. Siedlungsabfälle oder Verpackungen) besteht – im Gegensatz zu gefährlichen Abfällen – grundsätzlich keine Registerpflicht. Die zuständige Behörde kann im Einzelfall gemäß § 51 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 KrWG allerdings die Registerführung anordnen, auch wenn von Gesetzes wegen keine Pflicht besteht. Voraussetzung hierfür ist die Wahrung des Verhältnismäßigkeitsprinzips. Eine solche Anordnung kommt in Betracht, wenn

• Zweifel an der ordnungsgemäßen Entsorgung bestehen,
• die Art des Abfalls dies rechtfertigt (zum Beispiel bei formal ungefährlichen Abfallfraktionen wie Kunststoffbehältern, an denen allerdings aufgrund einer potenziellen Kontaminierungsgefahr ein erhöhtes Kontrollinteresse bestehen könnte) oder
• frühere Verstöße gegen abfallrechtliche Pflichten vorliegen.

Entsorgung durch Dritte, Verbände und Selbstverwaltungskörperschaften

Für gefährliche Abfälle, die aufgrund der gesetzlichen Produktverantwortung vom Hersteller zurückgenommen werden müssen, besteht in der Regel keine Nachweispflicht. Diese Ausnahmeregelung betrifft unter anderem Sonderabfälle, die unter das ElektroG (Elektro- und Elektronikgerätegesetz) oder das BattG (Batteriegesetz beziehungsweise Batterierecht-Durchführungsgesetz – BattDG) fallen. Krankenhäuser sind somit beispielsweise bei der Entsorgung von Elektroaltgeräten und Altbatterien von der Pflicht zur Erstellung von Entsorgungsnachweisen und Begleitscheinen befreit.