Aufbewahrungsfristen

Patientendaten und Behandlungsdokumentationen richtig archivieren. (Foto: sepphuberbauer, photocase)
Patientendaten und Behandlungsdokumentationen richtig archivieren. (Foto: sepphuberbauer, photocase)

Im Gesundheitswesen gibt es – neben den allgemeinen steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen – spezielle Regelungen über den Umgang mit Patientenunterlagen und Behandlungsdokumentationen. Bis zu 30 Jahre müssen entsprechende Daten sicher archiviert werden.

Regelungen und gesetzliche Vorschriften

Nach § 10 Abs. 3 der Berufsordnung (BO) der in Deutschland tätigen Ärzte hat der überwiegende Teil der Patientenunterlagen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Längere Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus der Röntgenverordnung (§ 28, Abs. 4, RöV), der Strahlenschutzverordnung (§ 85, Abs. 3, Strlsch Vo), dem Berufsgenossenschaftlichen Verletzungsartenverfahren (VAV) nach § 34 SGB VII, dem Durchgangsarztverfahren nach Unfällen, dem H-Ärzte-Verfahren nach § 34 SGB VII und den §§ 11 (1) und 14 (3) des Transfusionsgesetzes (TFG). In diesen Fällen liegen die Aufbewahrungsfristen zwischen 15 und 30 Jahren.

Dokumente nach dem Infektionsschutzgesetz (§ 9, Abs. 5, IfSG) und der Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung (§ 8 (5), BtMVerschrVO) sind nur drei Jahre aufzubewahren, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nur ein Jahr.

In den einzelnen Bundesländern veröffentlichen die Kassenärztlichen Vereinigungen entsprechende Merkblätter und bieten auf ihren Websites zusätzlich Übersichten zu den entsprechenden Aufbewahrungsfristen. Darüber hinaus können in einzelnen Bundesländern weitere Regelungen (u.a. Berlin, Krankenhaus-Verordnung (KhsVO), Teil III) zu beachten sein.

Die Deutsche Krankenhausgesellschaft (DKG) führt auf ihrer Website einen Leitfaden zu Aufbewahrungspflichten und -fristen von Dokumenten in Krankenhäusern.

Behandlungsbezogene Dokumentationsunterlagen im Krankenhaus

Für behandlungsbezogene Dokumentationsunterlagen empfiehlt sich eine 30-jährige Aufbewahrung, um eventuellen Schadenersatzansprüchen begegnen zu können. Zivilrechtliche Ansprüche eines Patienten gegen einen Arzt, die auf der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit oder der Freiheit beruhen (§ 199, Abs. 2 BGB), verjähren erst nach 30 Jahren. Zur Beweissicherung sind alle relevanten Dokumente wichtig und sollten für diesen Zeitraum archiviert bleiben. Andernfalls kann dies zu erheblichen prozessualen Nachteilen führen.

Verwaltungsbezogene Unterlagen im Krankenhaus

Je nach Trägerschaft des Krankenhauses gelten für die Aufbewahrungsfristen verwaltungsbezogener Unterlagen im Wesentlichen die Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Krankenhaus-Buchführungsverordnung (KHBV), der Abgabenordnung (AO) sowie die speziellen auf Landesebene bestehenden haushalts- und kassenrechtlichen Vorschriften. Für den Verwaltungsbereich sind insbesondere weitere Spezialvorschriften zu beachten: u.a. Sozialgesetzbuch IV (SGB), Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Röntgenverordnung (RöV), Chemikaliengesetz (ChemG) und Gefahrstoffverordnung (GefStoffV).

Quellen

Patientendaten und Behandlungsdokumentationen richtig archivieren. (Foto: sepphuberbauer, photocase)
Patientendaten und Behandlungsdokumentationen richtig archivieren. (Foto: sepphuberbauer, photocase)